Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động quan trọng với doanh nghiệp. Đó bao gồm một số những sự kiện như: Khai trương, hội nghị hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới, gala, tiệc tri ân, hội nghị khách hàng,… Dù sự kiện đó có quy mô lớn hay nhỏ cũng không phải chuẩn bị qua loa mà có thể đạt được đầy đủ những mục tiêu đề ra. Mỗi một sự kiện đều bao gồm đầy đủ những yếu tố sau để đảm bảo cho chương trình được thành công.

Kế hoạch tổ chức

Kế hoạch tổ chức chương trình luôn là điều bạn cần làm đầu tiên trước khi tiến hành bất cứ công việc gì. Bạn cần lên chi tiết những việc cần triển khai như:

  • Thứ tự các công việc cần chuẩn bị.
  • Danh sách nhân viên thực hiện
  • Phân chia công việc theo năng lực nổi trội.
  • Đặt timeline cho từng đầu việc.

Khi đã có kế hoạch cụ thể, bạn hãy cố gắng theo bản kế hoạch đó và chỉnh sửa linh hoạt theo thực tế để đảm bảo chương trình được diễn ra đúng tiến độ.

to-chuc-su-kien

Những nội dung bạn cần liệt kê trong bản kế hoạch là:

  • Mục đích, ý nghĩa của sự kiện
  • Lên danh sách khách mời
  • Ngày giờ tổ chức
  • Địa điểm tổ chức

Sau khi đã có 3 yếu tố chính này thì mọi vấn đề phía sau sẽ được dựa vào đây để tiến hành thực hiện.

Giấy mời

Giấy mời mặc dù chỉ là một công cụ thông báo tới những vị khách của mình về ngày giờ, địa điểm tổ chức. Nhưng giấy mời ấn tượng, khác lạ sẽ là điểm cộng lớn cho sự kiện của bạn. Bạn hãy thiết kế một thiệp mời thật thú vị khiến cho bất kể vị khách nào khi cầm tờ thiệp cũng mỉm cười mà muốn đến dự hội nghị của bạn ngay. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý những nội dung bắt buộc cần có trên thiệp:

  • Ngày giờ tổ chức
  • Địa điểm tổ chức
  • Mục đích của buổi lễ
  • Những lợi ích mà khách mời nhận được trong sự kiện
  • Yêu cầu về trang phục (nếu cần)
  • Mời thân nhân khách mời (nếu cần)

to-chuc-su-kien

Trang trí hội trường

Hội trường cho sự kiện cần được trang trí sao cho trang trọng, ấm cúng, màu sắc hòa nhã, lịch sự phù hợp với thị hiếu chung của khách mời và từng nội dung chương trình cụ thể. Những thứ bạn cần chuẩn bị cho hội trường như:

  • Sân khấu: Rèm trang trí, bachkgrop sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thảm trải sàn
  • Không gian chung: banner hoặc đèn điện trang trí
  • Cửa ra vào: Cổng hơi hoặc banrol về sự kiện

to-chuc-tan-nien-gap-mat-dau-nam

Nhân sự cho buổi lễ

Nhân sự là yếu tố quan trọng nhất cho các sự kiện. Bạn cần sắp xếp đủ các nhân sự sau để đảm bảo đủ nhân sự cho chương trình:

  • Lễ tân phục vụ chương trình
  • MC điều hành chương trình
  • Đội ngũ hỗ trợ sân khấu
  • Đội ngũ hậu cần

Chuẩn bị đạo cụ tiến hành trong sự kiện

Tùy vào quy mô cũng như những hoạt động diễn ra trong chương trình mà bạn cần chuẩn bị những đạo cụ gì. Nhưng tối thiểu bạn cần có những thứ sau:

  • Trang phục đồng bộ cho PG (Nếu có bộ phận PG)
  • Hoa cài áo khách
  • Tập san về doanh nghiệp cho khách
  • Máy chiếu trình chiếu video của doanh nghiệp
  • Đạo cụ tổ chức game trong chương trình
  • Nước, đồ ăn nhẹ cho khách
  • Ly và rượu sam-panh khai tiệc
  • Khu vực triển lãm văn hóa doanh nghiệp (nếu có)
  • …..

Tiệc chiêu đãi

Tiệc là phần cần có trong mỗi sự kiện, bởi mục đích chính của các sự kiện doanh nghiệp là tri ân khách hàng, tri ân những nhân viên trong công ty cũng như thu hút khách hàng tiềm năng mới. Do đó, bữa tiệc cần được lực chọn thực đơn thật kỹ. Tùy vào đặc điểm của khách mời mà bạn chọn thực đơn cho hợp lý.

Với 6 điều cần có trong tổ chức sự kiện trên , việc chuẩn bị chu đáo kỹ lưỡng sẽ đem lại thành công rất cho chương trình. Nhưng nếu bạn thấy có quá nhiều thứ cần chuẩn bị mà bạn chưa có nhiều kinh nghiệm thì đừng ngại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn nhé.

5 Bình luận

  1. There are some interesting closing dates in this article but I don抰 know if I see all of them center to heart. There’s some validity but I will take hold opinion until I look into it further. Good article , thanks and we wish more! Added to FeedBurner as properly

  2. I and also my friends have been examining the good helpful tips from your web page and then all of a sudden got a horrible suspicion I had not expressed respect to the web site owner for those tips. The young boys appeared to be certainly glad to study them and already have quite simply been loving those things. Appreciation for simply being quite helpful and for selecting variety of superb subjects millions of individuals are really desirous to discover. Our own honest apologies for not expressing appreciation to you sooner.

  3. My spouse and i got fortunate that Ervin managed to do his investigations through the entire precious recommendations he came across from your own web page. It is now and again perplexing to just continually be making a gift of tips that most people could have been selling. And we also see we have got the writer to be grateful to for that. All of the explanations you’ve made, the simple site menu, the relationships you will make it easier to foster – it is most terrific, and it’s really letting our son and us understand this matter is amusing, and that’s incredibly essential. Many thanks for the whole lot!

  4. My spouse and i were now relieved that Peter managed to do his researching through the ideas he had from your very own web page. It is now and again perplexing to just be giving for free guidelines that the rest have been selling. And now we realize we have got the blog owner to give thanks to because of that. The specific explanations you’ve made, the simple website navigation, the friendships you can aid to foster – it’s got most terrific, and it’s facilitating our son and us imagine that that content is thrilling, which is certainly truly indispensable. Many thanks for the whole lot!

  5. Thanks so much for giving everyone such a pleasant chance to read from this site. It really is very sweet and as well , full of amusement for me and my office co-workers to visit the blog a minimum of three times in one week to see the latest things you will have. Of course, I’m just at all times motivated with your sensational points you give. Certain 1 facts on this page are clearly the very best I have had.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.